Chaque organisateur ou organisatrice a déjà connu ce sentiment d'angoisse.
Encore un délai non respecté. Encore un·e exposant·e qui n'a pas lu le guide qu'on lui a donné. Encore un prestataire « en attente de validation ».
Les événements sont un paradoxe : ils ne durent que quelques jours, mais ils nécessitent des mois de préparation, des dizaines d'opérations et des centaines de personnes œuvrant toutes (espérons-le) dans le même sens. Sans gestion de projet, ce paradoxe vous dévore de l'intérieur.
Mal menée, la gestion de projet se résume à de la paperasse et de la politique. Bien menée, elle est le calme qui tient le chaos à distance.
Les échéances ne sont pas des suggestions
Exposant·e·s, prestataires, responsables de sites d'exposition : chacun·e a son propre calendrier. Sans un·e chef·fe de projet chevronné·e, ces calendriers s'entrechoquent. Et lorsque cela arrive, c'est toujours l'organisateur ou l'organisatrice qui en est tenu·e responsable.
Conseil de pro : planifiez à rebours à partir de la date d'ouverture de l'événement. Si vos échéances ne vous effraient pas un peu, c'est qu'elles ne sont probablement pas assez serrées.
Le saviez-vous ? L'équipe de gestion de projet de GES gère les plannings et veille à ce qu'ils soient réalistes, transparents et respectés, afin que chacun et chacune atteigne ses objectifs.
Le standard humain
Chaque événement est un réseau de conversations : organisateurs et organisatrices, exposant·e·s, prestataires, responsables de sites, partenaires. Si personne ne relie les points, ce réseau se transforme en nœuds.
Un·e chef·fe de projet compétent·e traduit, encourage et persuade afin que chacun et chacune puisse faire son travail.
Conseil de pro : identifez vos parties prenantes. Si quelqu'un affirme : « Je ne savais pas », c'est qu'il y a un problème de communication.
Le saviez-vous ? Nos chef·fe·s de projet jouent le rôle d'interlocuteur/interlocutrice unique pour tous les aspects liés au montage de l'événement, ce qui permet d'éviter toute confusion et de garantir la cohésion de l'ensemble des collaborateurs et collaboratrices.
Les risques ne se gèrent pas tout seuls
Coupures de courant, livraisons manquées, prestataires absents : les risques se multiplient à l'approche du jour J. L'espoir n'est pas une stratégie. Un·e chef·fe de projet ne se contente pas de réagir ; il/elle anticipe et élabore des plans d'urgence.
Conseil de pro : organisez un atelier sur les risques en amont de l'événement. Dressez la liste de tous les problèmes qui pourraient survenir et convenez des mesures à prendre avant qu'ils ne se produisent.
Le saviez-vous ? Nos équipes anticipent les problèmes et mettent en place des solutions de secours afin d'assurer la continuité des événements.
Les données l'emportent sur le drame
Les organisateurs et organisatrices se fient souvent à leur intuition : « Je pense que nous sommes dans les temps. » Les données sont moins séduisantes, mais bien plus utiles. Suivi des tâches, tableaux de bord, rapports d'avancement : elles transforment les émotions en preuves.
Conseil de pro : demandez des rapports hebdomadaires avec un code couleur rouge, orange et vert. Cela permet de responsabiliser les collaborateurs et collaboratrices sans multiplier les réunions.
Le saviez-vous ? Nous fournissons aux organisateurs et organisatrices des rapports transparents tout au long du cycle de vie du projet, c'est-à-dire avant, pendant et après l'événement.
La gestion de projet ne se résume pas à des blocs-notes et des listes de vérification. C'est une question de confiance. C'est l'assurance tranquille que l'événement commencera à l'heure, que les lumières fonctionneront et que l'organisateur ou l'organisatrice ne se retrouvera pas à arpenter les couloirs de service à minuit.
Si vous souhaitez une gestion de projet qui remplace le chaos par le calme, contactez-nous.