Depuis près d'un siècle, nous créons du lien entre les individus et les expériences. Au fil du temps, nous avons appris une chose simple : le succès d'un salon ne repose pas sur un seul élément spectaculaire, mais sur un écosystème harmonieux de centaines de petits détails.
Voici les dix défis majeurs qui détermineront la réussite ou l'échec de votre événement, ainsi que les solutions que nous proposons pour y remédier.
1. Logistique : la chorégraphie invisible
La phase de montage est un exercice d'équilibre : les camions arrivent en avance, en retard, ou pas du tout ; les documents douaniers se perdent ; les chariots élévateurs se retrouvent coincés dans des goulets d'étranglement, etc. Si le salon semble calme le matin de son ouverture, les 48 heures qui précèdent sont souvent loin de l'être. Un seul retard peut bouleverser l'ensemble du planning.
Les organisateurs et organisatrices savent que la logistique ne se résume pas au transport, elle doit aussi gérer les attentes. Les exposant·e·s veulent que leurs marchandises soient livrées dans les délais prévus. Les prestataires réclament des accès dégagés. Les responsables des sites exigent que les règles soient respectées. Et lorsque les choses déraillent, c'est l'organisateur/organisatrice qu'on appelle.
Alors, comment trouver le juste équilibre ? En planifiant les livraisons et en collaborant avec un partenaire qui gère les formalités douanières et les charges lourdes. Notre équipe gère la logistique des expositions à l'échelle mondiale, du fret international et des formalités douanières à la manutention sur site. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur l'essentiel.
2. Accompagnement des exposant·e·s : votre moteur de fidélisation
Les exposant·e·s ne recherchent pas qu'un espace. Ils/elles veulent aussi se sentir accompagné·e·s. Lorsqu'ils/elles doivent chercher des réponses, se débattre avec des formulaires ou ne savent pas à qui s'adresser, la frustration s'accumule, si bien que certain·e·s décident de ne pas renouveler l'expérience l'année suivante. Leur expérience circule, et la réputation de l'événement en pâtit.
L'accompagnement ne consiste pas seulement à résoudre les problèmes, mais aussi à les anticiper. Une communication claire, des réponses rapides et des services d'assistance visibles transforment le stress en confiance. Les exposant·e·s qui se sentent pris·es en charge sont plus enclin·e·s à investir, à relever le niveau et à revenir.
Il est essentiel de rendre l'accompagnement visible et disponible en plusieurs langues, afin qu'aucun·e exposant·e ne se sente laissé·e pour compte. Et nous y parvenons grâce à une assistance multilingue, un système de commande en ligne et des services d'assistance disponibles avant, pendant et après les événements.
3. Revêtement de sol : la première impression que personne n'évoque
Les visiteurs/visiteuses font rarement attention au sol, sauf quand celui-ci est en mauvais état. Les bords effilochés, les couleurs dépareillées, les surfaces inégales ou non recouvertes nuisent discrètement au professionnalisme de l'événement dans sa globalité. C'est un détail qui donne le ton, même si personne n'en parle.
Et puis, il y a la question de la durabilité. Le revêtement de sol est l'un des éléments les plus visibles (et parfois les plus déraisonnables) d'une installation. Les organisateurs/organisatrices sont soumis·es à une forte pression pour prouver leur engagement en faveur de l'environnement, et le choix du revêtement de sol est souvent la première chose à être scrutée par les partenaires et les parties prenantes.
Mais renoncer à installer une moquette n'est pas une solution idéale et s'avère rarement efficace, surtout lorsqu'il existe des revêtements de sol recyclables et personnalisables, au style soigné, qui constituent une option durable. C'est pourquoi nous installons et recyclons les moquettes Rewind. Celles-ci sont esthétiques, existent dans une large gamme de couleurs et sont réintégrées à la chaîne d'approvisionnement après usage.
4. Location de mobilier : création d'une ambiance en toute simplicité
Souvent considéré comme un élément secondaire, le mobilier joue un rôle essentiel dans la création d'expérience. Un espace lounge est propice à la conversation, tandis qu'une salle de conférence encombrée produit l'effet inverse. Adapter le style, les dimensions et le confort à l'image de marque de l'événement fait toute la différence.
Les organisateurs et organisatrices sont également confronté·e·s à des défis pratiques : trouver suffisamment de mobilier, veiller à sa propreté, sa sécurité et sa durabilité, et coordonner la livraison et l'installation dans plusieurs zones. Ce n'est pas qu'une question de tables et de chaises. Il s'agit surtout de créer des environnements fonctionnels et accueillants.
Une solution réaliste consiste à concevoir des espaces lounge et conférence adaptés aux couleurs de votre marque. Le reste revient ensuite à un prestataire comme nous, qui propose une large gamme de mobilier de location certifié FSC (Forest Stewardship Council), conçu pour s'adapter à tous les espaces et livré clé en main. Optez pour un service complet comme le nôtre, qui inclut un large choix, la livraison et le démontage à la fin de votre événement.
5. Électricité : la tranquillité d'esprit
L'électricité passe inaperçue, jusqu'à ce qu'elle ne fonctionne plus. Une prise défectueuse, une lumière vacillante ou un disjoncteur qui saute peuvent perturber une séance, contrarier un·e partenaire ou laisser un·e exposant·e dans le noir. Et si la plupart des visiteurs et visiteuses ne remarquent rien quand tout fonctionne, ils remarquent immédiatement quand ce n'est pas le cas.
Les organisateurs et organisatrices doivent avoir la certitude que chaque prise, chaque ampoule et chaque câble est sûr, testé et fiable. En d'autres termes, il faut prévoir la capacité, intégrer des solutions de secours et disposer de techniciens capables de résoudre rapidement les problèmes, idéalement avant que quiconque ne s'en aperçoive.
Pour relever ces défis, une seule solution se présente à vous : faire appel à un fournisseur de solutions événementielles comme nous, qui conçoit, installe et assure le support technique des systèmes électriques du salon, avec des équipements économes en énergie et des équipes d'intervention sur place.
6. Stands pré-équipés : des fondations flexibles
La conception de stands pré-équipés constitue l'élément clé d'un salon, surtout pour les exposant·e·s novices ou soucieux·ses de leur budget. Mais des stands mal présentés peuvent faire perdre à l'événement sa singularité. Les exposant·e·s veulent un stand qui reflète leur marque, pas une simple boîte standardisée.
Les organisateurs/organisatrices ont besoin d'un système de montage de stands à la fois évolutif, personnalisable et facile à gérer. Il doit offrir suffisamment de flexibilité pour pouvoir adapter les visuels, l'éclairage et l'agencement, sans pour autant transformer chaque stand en une construction sur mesure. Et surtout, il doit créer des stands parfaitement photogéniques.
Il existe des systèmes modulaires de stands pré-équipés avec finitions personnalisables, conçus pour marquer les esprits par leur ampleur et leur impact visuel. Vous pouvez également proposer des options modulaires standard et premium afin de stimuler les revenus générés par votre événement. Nos options de stands pré-équipés et nos systèmes modulaires AMP permettent de répondre à ce problème, en termes de volume, avec des équipements et des finitions personnalisables.
7. Espaces communs : là où le contenu prend vie
Les espaces communs sont le cœur battant d'une exposition. Ce sont des lieux propices au partage d'idées et à la création de liens, où l'identité de l'événement prend réellement vie. Mais leur conception est également complexe. Une salle de conférence exige une bonne acoustique, une visibilité optimale et un équipement audiovisuel fiable. Un espace lounge se doit d'être confortable, énergisant et convivial. Et chaque mètre carré doit justifier son existence, surtout si des partenaires sont impliqué·e·s.
Les organisateurs/organisatrices doivent souvent jongler entre l'agencement, la signalétique, le mobilier, l'image de marque et la technologie, tout en essayant de créer un espace cohérent et haut de gamme. Ces espaces ne sont pas que fonctionnels. Ils sont aussi émotionnels. Les visiteurs et visiteuses se souviennent de ce qu'ils/elles y ont ressenti. Les partenaires se souviennent de l'image qu'ils projetaient. Et chacun juge l'événement en fonction de la qualité de son travail.
Alors, comment améliorer l'efficacité des espaces communs ? En les concevant comme des zones modulaires propices aux partenariats, dotées de structures réutilisables et d'une image de marque intégrée, les organisateurs/organisatrices peuvent avoir un réel impact sans partir de zéro. GES construit des salles de conférence, des espaces lounge et des zones d'inscription à l'aide de systèmes zéro déchet qui allient forme, fonctionnalité et flexibilité.
8. Signalétique : votre équipe commerciale silencieuse
La signalétique est omniprésente et son rôle va bien au-delà d'un simple accessoire de décoration. Elle oriente les visiteurs/visiteuses, renforce l'image de marque, communique les valeurs et crée la cohésion visuelle du salon. Mais lorsqu'elle est incohérente, de mauvaise qualité ou difficile à lire, elle crée de la confusion et affaiblit l'impact de l'événement. Les visiteurs/visiteuses se perdent. Les partenaires s'agacent. L'événement semble décousu.
Les organisateurs/organisatrices doivent également répondre à des exigences de durabilité. Cela signifie qu'ils doivent choisir des matériaux recyclables, éviter les encres à solvants et planifier la récupération post-événement, tout en gérant des dizaines (voire des centaines) d'actifs répartis sur l'ensemble du site. C'est un défi à la fois logistique et créatif.
Alors, comment garantir une signalétique à la fois percutante et durable ? En optant pour des supports recyclables et des encres à base d'eau, et en collaborant avec un partenaire capable de concevoir, produire, installer et récupérer tous ces éléments dans le cadre d'un processus intégré. Nous gérons la signalétique à toutes les échelles, avec un souci de durabilité intégré.
9. Stands Show Ready : rehausser le niveau des stands exposants
Les exposant·e·s en stand nu arrivent souvent avec de bonnes intentions et des moyens limités. Équipé·e·s d'une bannière et d'une table, et gonflé·e·s d'espoir, l'expérience les laisse parfois déçu·e·s. Cela affecte non seulement leur satisfaction de l'événement, mais aussi l'esthétique et l'ambiance du salon dans sa globalité. Une mosaïque disparate de stands sans originalité n'inspire guère confiance aux visiteurs/visiteuses ni aux partenaires.
Les organisateurs/organisatrices souhaitent aider ces exposant·e·s à tirer leur épingle du jeu, sans pour autant ajouter de la complexité. Les offres de stands nus permettent de trouver un terrain d'entente : des stands professionnels à prix fixes, avec tout inclus. C'est un moyen de rehausser le niveau, au sens propre comme au figuré, et de donner à l'événement tout entier une allure plus premium.
Alors, comment aider concrètement ces exposant·e·s ? Nous proposons des offres de stands pré-conçus clé en main, équipés de cloisons, d'éléments graphiques, de mobilier et d'installations électriques. Avec nos offres de stands Show Ready, nous garantissons aux exposant·e·s une présence soignée sans stress.
10. Event intelligence : les preuves en temps réel
Les organisateurs/organisatrices se fient souvent à leur ressenti pour évaluer le succès, mais les partenaires veulent des données. Combien y a-t-il eu de visiteurs ? Combien de temps sont-ils restés ? Qu'est-ce qui a retenu leur attention ? En l'absence de ces données, il est difficile de justifier les investissements ou de prévoir des améliorations. Et sans visibilité, les organisateurs/organisatrices passent à côté d'opportunités d'adaptation pendant le salon.
Les informations en temps réel aident également les organisateurs à réagir rapidement. Si une salle de conférence est peu fréquentée, si une zone est saturée, si une activation partenaire ne fonctionne pas, les données permettent d'y remédier avant la fin du salon. Elles transforment l'intuition en stratégie et les rapports post-événement en outils convaincants pour inciter les clients à renouveler leur participation.
Alors, comment convertir ces données en actions concrètes ? En utilisant des tableaux de bord en temps réel et de cartes thermiques pour suivre l'engagement sur l'ensemble du salon. Nos outils Event Intelligence fournissent aux organisateurs/organisatrices et aux partenaires les données dont ils/elles ont besoin pour justifier leur retour sur investissement et planifier plus efficacement.
La situation dans son ensemble
Tou·te·s les organisateurs/organisatrices reconnaissent ces défis. Ce qui importe, c'est la manière dont vous les gérez. Pour nous, ce ne sont pas des obstacles, ce sont les services que nous offrons.
👉 Parlez-nous de votre prochain événement. De la logistique aux données en temps réel, nous gérons tous les détails qui rendent les événements inoubliables. Contactez notre équipe dès aujourd'hui.