Demandez à n'importe quel·le organisateur/organisatrice ce qui l'empêche de dormir la nuit. Un indice : ce ne sont pas (que) les chiffres de fréquentation, mais bien les e-mails des exposant·e·s.
« Où est mon formulaire de commande ? »
« Puis-je modifier ma signalétique ? »
« Pourquoi ma prise est-elle installée au mauvais endroit ? »
Le service exposant est la ligne de front invisible de chaque événement. Si les exposant·e·s se sentent ignoré·e·s, perdu·e·s ou abandonné·e·s, ils/elles en tiennent rigueur à l'organisateur/organisatrice et ne renouvellent pas leur participation. Mais bien géré, ce service devient un atout discret : les exposant·e·s se sentent accompagné·e·s, les délais sont respectés et les organisateurs/organisatrices reçoivent moins d'appels en panique.
Les points de friction : un risque majeur
Les exposant·e·s jonglent déjà entre les lancements de produits, la formation du personnel et la planification des déplacements. Ajoutez à cela un guide exposant qui manque de clarté ou une réponse tardive, et la frustration s'accumule rapidement. Cette frustration ne se traduit pas seulement en une confiance qui s'écaille, mais aussi par une baisse des réengagements.
Conseil de pro : les exposant·e·s apportent souvent des modifications même pendant l'événement. Assurez-vous de contribuer à leur succès en leur fournissant une assistance sur site.
➡️ Le saviez-vous ? GES appelle tou·te·s les exposant·e·s n'ayant pas encore passé de commande afin d'éviter tout point de friction en amont de l'événement.
Un service d'assistance comme compagnon de route
Les exposant·e·s ne veulent pas être de simples numéros. Ils/elles veulent être écouté·e·s. Une réponse rapide et utile de votre part leur dit : vous comptez à nos yeux. Un e-mail ignoré : le contraire. C'est aussi simple que cela.
Conseil de pro : définissez des accords de niveau de service pour les réponses aux exposant·e·s. La régularité vaut mieux que la rapidité.
➡️ Le saviez-vous ? L'équipe du service exposant de GES propose une assistance sur site, des lignes téléphoniques et une assistance en ligne, afin que les exposant·e·s ne se sentent jamais laissé·e·s pour compte.
Le support multilingue : un atout indispensable
Dans les événements européens, l'anglais est souvent la langue par défaut. Mais « par défaut » ne rime pas nécessairement avec « aisance ». Les exposant·e·s qui peuvent poser des questions dans leur propre langue se sentent en confiance, et non marginalisé·e·s.
Conseil de pro : cartographiez votre base d'exposant·e·s. Si 20 % des exposant·e·s proviennent d'un seul pays, assurez-vous que leur langue est couverte par votre équipe du service client.
➡️ Le saviez-vous ? Le service exposant de GES couvre plus de 20 langues et aide les exposant·e·s à se sentir chez eux, où qu'ils/elles soient.
Les données comme boucle de retroaction
Chaque question posée par un·e exposant·e constitue également une source d'information pour l'organisateur/organisatrice. Si vous recevez des dizaines de questions sur les délais, c'est que votre communication est inefficace. Les incompréhensions récurrentes au sujet des offres de stands signifient que ces dernières ne sont pas claires.
Conseil de pro : suivez les questions fréquemment posées et intégrez-les dans votre cycle de planification. Elles constituent une feuille de route pour progresser.
➡️ Le saviez-vous ? GES fournit aux organisateurs et organisatrices des rapports provenant de son service d'assistance, transformant ainsi les suppositions en recommandations.
Le service exposant ne fera probablement jamais le buzz sur les réseaux sociaux. Mais il détermine si les exposant·e·s repartent de votre événement en se disant « ça s'est bien passé » ou « plus jamais ».
Mal géré, il est source de chaos. Bien géré, il transforme un·e exposant·e occasionnel·le et un·e client·e fidèle.
👉 Si vous souhaitez bénéficier d'un service exposant qui réduit les frictions, renforce la confiance et favorise les réengagements, contactez-nous.